Excel 表格數據亂七八糟:教你幾招輕松搞定

2021/4/8 6:39:20 來源:太平洋電腦網 作者:幼兒園里的軒爸 責編:遠洋

做過行政的小伙伴幾乎都遇到這種情況,將一個 Excel 空表發給同事,結果收上來卻填寫得亂七八糟。除了后期繁重的統計分析外,改錯也要浪費很多時間,怎樣才能解決掉這個難題呢?

1. 數據有效性

“數據有效性”可以規避掉很多前端錄入不規范的問題。以 “年齡”為例,首先選中要處理的單元格,點擊 “數據”→“數據工具”→“數據驗證”,將 “允許”值修改為 “整數”,再將 “最小值”和 “最大值”分別設為 “0”和 “100”(即考慮年齡永遠不會超過這兩個數)。點擊確定后,該字段就會只接收 0~100 之間的數字,其它數值無法輸入。類似的,日期、時間、固定長度文本(如手機號錄入,避免用戶漏輸個別數字)等,也可以利用這項功能來規范。

設置 “數據有效性”

2. 善用 “序列”

如果要輸入的內容重復率高,且比較統一(比如部門、職務等),那么就可以考慮 “序列”功能。依舊先選擇要處理的單元格,點擊 “數據”→“數據工具”→“數據驗證”。將 “允許”值修改為 “序列”,再將默認選項依次填寫到下方 “來源”區(以英文逗號分隔)。經此處理后,除了能規避掉不規范的輸入所帶來的種種錯誤,還能在輸入時自動生成下拉菜單,提高用戶的錄入體驗。

通過 “序列”功能,除了降低輸入錯誤,還能生成一個小菜單

3. 預設字段格式

輸入日期時,有人會習慣 “2021/02/04”這樣的標準格式,當然更多的人會采用看上去更簡單的 “2-4”。想讓字段看起來更整齊,只要先將單元格類型修改為 “日期”,然后再挑選一個日期樣式。后期無論哪種輸入習慣,Excel 都會自動統一到預設好的樣式。除了日期格式外,我們也會利用這項功能約束金額格式,比如是否添加貨幣符?小數點后保留幾位?便是日常中比較常見的幾種做法。

預設字段格式

4. 保護公式

如果沒有為公式添加保護,要么公式被覆蓋,要么被無意間篡改,進而產生很多奇怪的錯誤。解決方法是:Ctrl+A 全選整個表格,右擊 “設置單元格格式”→“保護”,取消 “鎖定”前面的復選框。接下來只選中帶公式的單元格,再次右擊 “設置單元格格式”→“保護”,勾選 “鎖定”前面的復選框。這一取一勾之間,便設好了帶公式單元格的只讀屬性。最后點擊 “審閱”→“保護”→“保護工作表”→“確定”,使設置生效,后續就不用擔心公式會在錄入中被覆蓋了。

內置公式的單元格,可通過 “鎖定”進行保護

5. 只能修改自己的區域

如果表格需要在多個部門間流轉,就要考慮如何避免后填寫的內容不會覆蓋掉前面的內容,這里推薦大家使用 Excel 的 “區域權限編輯”。該功能位于 “審閱”→“保護”→“允許編輯區域”,作用是為不同的單元格區域設置密碼,從而區分不同人(或部門)的編輯權限。使用前還是先選好一個區域,點擊進入 “允許編輯區域”面板,為第一個部門(人)建立可編輯權限及密碼。然后點擊 “新建”,再選擇一個新的范圍及密碼,為第二個部門(人)建立編輯區,以此類推完成其他部門(人)的設置,最后點擊左下角 “保護工作表”使設置生效。這樣當表格下發后,每個人就只能在自己的區域進行編輯,其他區域由于密碼不對而無法編輯,從而避免了將別人信息誤刪除的尷尬。

只能編輯屬于自己的區域

6. 利用 WPS 的云表格解決

除了 Excel 以外,WPS 的云表格功能也能實現上述目的。具體方法和 Excel 類似,首先選中要設置的區域,點擊 “協作”→“區域權限”。不同之處在于,Excel 是通過密碼進行確權,完成后需要建表者將密碼告知每一位用戶。WPS 則是通過賬號確權,使用者只要登錄自己的賬號,即可自動獲取屬于自己的編輯權限。除此之外,WPS 還支持多人協作,工作效率也要比 Excel 更高一些。

WPS 云表格中的區域權限,區別是使用賬號確認權限,而非密碼

7. 利用 WPS 云表單解決

除了云表格外,WPS 還支持一項云表單功能,更加適合數據采集。與云表格不同,云表單呈現在使用者面前的是一個單一記錄。除了無法看到其他人填寫的信息外,建表者還能借助表單內置的功能模塊,實現性別、手機號、日期的字段有效性管理(類似于 Excel 數據有效性)。此外云表單支持 “選填”/“必填”,也可限制填寫者是否能夠重復填寫。提交后的數據會被自動整理到 WPS 云表格中,手機與 PC 端同時錄入,也算是它的另一大特色了。

在線表單更適合數據采集,避免了信息泄露

采集到的數據自動整理到表格

寫在最后

表格處理中的數據有效性,已經是老生常談了。在單機時代,我們的選擇并不多,但隨著云表格、云表單的加入,如今數據收集已經變得越來越容易。上述幾個方法各有利弊,并不能簡單地說某一個方法就是最好的。只有選擇最適合的,才是最好的。好了,這就是本期要和大家分享的幾個小技巧,如果感覺今天的內容對您有所幫助,就請給小編點個贊吧!

相關文章

關鍵詞:Excel

軟媒旗下網站: IT之家 辣品 - 超值導購,優惠券 最會買 - 返利返現優惠券 6655網址之家 Win10之家 Win8之家 Win7之家 Vista之家

軟媒旗下軟件: 魔方 旗魚瀏覽器(極速內核) 云日歷 酷點桌面 閃游瀏覽器(IE內核) Win7優化大師 Win8優化大師 Win10優化大師 軟媒手機APP應用

夜色福利院在线看_家庭乱伦电影_老司机精品线观看视频_2019年天堂在线